Реформа 2026 · документооборот
УПД или счёт-фактура в 2026 — что использовать упрощенцу и обязателен ли ЭДО?
Коротко
- УПД объединяет счёт-фактуру и первичку в одном документе.
- Статус «1» — с НДС (заменяет счёт-фактуру), статус «2» — без НДС (только первичка).
- Принудительного перевода всех на ЭДО с 2026 нет — бумага допустима.
- Электронный формат обязателен там, где стороны уже ведут ЭДО.
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет в одном бланке счёт-фактуру и первичный документ (накладную или акт). Если вы плательщик НДС, УПД со статусом «1» заменяет и счёт-фактуру, и отгрузочный документ сразу; если НДС не выделяете — используете УПД со статусом «2» как первичку без счёта-фактуры. Важно: массового принудительного перевода на электронный документооборот с 2026 года нет — бумажный УПД и обычные счета-фактуры на бумаге по-прежнему допустимы, если вы не ведёте ЭДО через оператора. Электронный формат обязателен там, где стороны обмениваются документами электронно. Конкретный порядок под ваш бизнес настроит бухгалтер.
| Ситуация | Документ | Комментарий |
|---|---|---|
| Плательщик НДС, одна операция | УПД статус «1» | Заменяет счёт-фактуру + накладную/акт |
| Освобождён от НДС | УПД статус «2» или накладная/акт | Без счёта-фактуры |
| Отдельно нужен только НДС-документ | Счёт-фактура | Классический вариант |
| Работаете на бумаге | Бумажный УПД / счёт-фактура | ЭДО не обязателен |
| Ведёте ЭДО с контрагентом | Электронный УПД | По формату оператора |
Что такое УПД и зачем он нужен
УПД придуман, чтобы не плодить бумаги: вместо отдельного счёта-фактуры и отдельной накладной (или акта) оформляется один документ. У него есть статус. Статус «1» означает, что документ выступает и счётом-фактурой, и первичкой — его используют плательщики НДС. Статус «2» — это только первичный документ без функции счёта-фактуры, он подходит тем, кто НДС не выделяет (например, при освобождении). Так один бланк закрывает потребности и в учёте НДС, и в подтверждении отгрузки.
«Всех переводят на электронку» — это миф
Вокруг реформы много тревоги, будто с 2026 года бумажные документы отменили и все обязаны перейти на ЭДО. Это не так: бумажный УПД и бумажные счета-фактуры остаются законными, если вы не ведёте электронный документооборот через оператора. Электронный формат обязателен именно там, где стороны уже обмениваются документами электронно. Если у вас нет договора с оператором ЭДО и электронной подписи, принуждать вас к переходу никто не вправе. При этом декларацию по НДС всё равно сдают только электронно — это отдельное требование.
С 2026 года действует электронный формат УПД 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@), а прежние отдельные электронные форматы ТОРГ-12 и актов отменены с 01.01.2026 (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@) — вместо них УПД или неформализованные документы. Если вы уже на ЭДО — обновите формат у своего оператора. Порядок перехода уточните у бухгалтера.
Частые вопросы
Могу ли я в 2026 году остаться на бумажных документах?
Да. Если вы не ведёте электронный документооборот через оператора ЭДО, бумажные УПД, накладные, акты и счета-фактуры остаются законными. Принудительного перевода всех на электронку с 2026 года нет. Исключение — декларация по НДС, её сдают только электронно. Порядок под ваш бизнес уточните у бухгалтера.
Обязан ли я использовать именно УПД, а не отдельный счёт-фактуру?
Нет, это ваш выбор. Можно оформлять отдельно счёт-фактуру и отдельно накладную/акт, а можно объединить их в УПД. УПД удобнее, но не обязателен. Что применять — решите с бухгалтером исходя из вашего документооборота.
Если я освобождён от НДС, нужен ли мне УПД со счётом-фактурой?
Нет. При освобождении счёт-фактура с НДС не нужен, поэтому подойдёт УПД со статусом «2» (только первичка) или обычная накладная/акт. Выделять НДС в документах при освобождении не следует — иначе налог придётся уплатить. Уточните у бухгалтера.
Подскажем по вашей ситуации: нужен ли УПД со статусом «1» или «2», обязателен ли ЭДО и как это связано с вашей ставкой НДС.